Os leitores mais assíduos já devem ter percebido que sou um ávido usuário das ferramentas da Google, o que mais me deixa entusiasmado com o Docs, por exemplo, é a possibilidade de criação e manutenção de documentos de maneira colaborativa. Cada dia que passa nos envolvemos cada vez mais em diversas atividades e com pessoas geograficamente separadas de nós, seja por apenas um sala, ou milhares de quilômetros de distância. Digo isto por experiência própria.
A distância, a falta de disponibilidade de tempo juntos são fatores que impedem a produção de conhecimento colaborativo, pois a compatibilização de agendas é um dos grandes desafios da produtividade e agilidade. O GoogleDocs é uma alternativa para minimizar este problema, nele você pode centralizar o local da produção, gestão e manutenção de documentos como Planilhas Eletrônicas, Arquivos Texto e Apresentações, mas o melhor de tudo é poder editar o mesmo arquivo por mais de uma pessoas simultaneamente. Na planilha eletrônica e na apresentação você ainda tem os recursos de chat durante a edição, facilitando a comunicação instantânea.
Com o Docs você pode criar sua estrutura de pastas, organizar por assuntos, fazer pesquisas nos documentos, exportar para um formato Microsoft Office e BROffice ou OpenOffice e PDF. Além dos formatos de exportação, uma das características que são extremamente úteis é o controle automático de versão, onde você pode comparar e recuperar os documentos alterados a partir de um determinado ponto, sem que você se preocupe com absolutamente nada. Você só vai entender a utilidade disto, quando de fato precisar. Estava recentemente escrevendo um artigo de forma cooperativa pelo Docs quando em determinado momento, como nem tudo é perfeito, o documento foi corrompido!!! Ficamos desesperados, pois estávamos na fase final do artigo para podermos submetê-lo ao congresso, e isto foi como se todo nosso esforço tivesse sido sugado pela tecnologia, mas lembrando do controle de versão retornei a versão imediatamente anterior e, voilà*, o arquivo estava intacto, sem perder uma vírgula.
Temos muitas vantagens e desvantagens em tudo, mas só o fato de termos os documentos na Web, sem precisar de levar em pen driver, não ter que controlar um monte de versão do documento enviando por e-mail um monte de cópias sem saber o que seus pares de edição estão construindo no documento. Eliminando este protocolo APL (Arquivo Pra Lá) e APC (Arquivo Pra Cá) já não ganhamos muito em produtividade?
Atualmente tenho cerca de 172 documentos no Docs, entre planilhas, apresentações e documentos texto, alguns privados e muitos compartilhados, que são mantidos de maneira colaborativa com mais de 40 pessoas, com permissões específicas, alguns podem apenas ler, outros ler e alterar.
Acesse o link abaixo, que está no Youtube e que traduz de maneira ilustrada o aumento de produtividade que ganhamos com este ambiente... Aproveite!!!
GoogleDocs no Youtube: www.youtube.com/watch?v=eRqUE6IHTEA
Até a próxima!
* voilà: palavra de origem francesa, significa "eis aí". Vem de "vois là" = veja aí. sua pronúncia é vualá
